Analiza umów to jedno z zastosowań AI, które najszybciej przyjmują się w kancelariach i działach prawnych. Wyjaśniamy, jak model czyta umowę, co robi dobrze, gdzie się myli i jak zbudować proces, w którym AI pomaga, a nie szkodzi.
W skrócie
- AI dobrze streszcza umowy, odnajduje postanowienia i porównuje je ze wzorcem, ale nie ocenia, czy są akceptowalne dla klienta.
- Jakość analizy zależy przede wszystkim od tego, czy kancelaria spisała swoje standardy: wzorce, listy kontrolne i zasady oceny.
- Każdy wynik musi wskazywać miejsce w umowie, żeby prawnik mógł go szybko sprawdzić.
- Umowy klientów wymagają bezpiecznego środowiska: kont firmowych, przetwarzania w UE i ograniczenia przesyłanych danych.
Spis treści
Przegląd umowy to w dużej części czytanie i porównywanie. Prawnik sprawdza, czy umowa zawiera to, co powinna, czy postanowienia nie odbiegają od tego, co kancelaria lub klient uznaje za standard, i gdzie są ryzyka. Dopiero potem zaczyna się właściwa praca: ocena, rekomendacje, negocjacje.
Modele AI potrafią przejąć znaczną część pierwszego etapu. W tym artykule wyjaśniamy, jak to działa, co AI robi dobrze, gdzie się myli i jak zbudować proces, który rzeczywiście pomaga prawnikom.
Jak model AI czyta umowę
Duże modele językowe nie czytają umowy tak jak prawnik, ale bardzo dobrze rozumieją strukturę i znaczenie tekstu. Potrafią odnaleźć postanowienie o karach umownych, nawet jeśli nazywa się inaczej, rozpoznać, które strony mają jakie obowiązki, i porównać treść dwóch postanowień.
W praktycznej analizie umów model dostaje trzy rzeczy: treść umowy, standardy kancelarii (wzorzec, listę kontrolną, zasady oceny) i polecenie, co ma przygotować. Wynikiem jest raport roboczy, np. lista postanowień odbiegających od standardu z opisem różnicy i wskazaniem miejsca w umowie.
Co AI robi dobrze
- Streszczenia: krótki opis umowy, stron, przedmiotu, najważniejszych obowiązków i terminów.
- Odnajdywanie postanowień: kary umowne, odpowiedzialność, wypowiedzenie, poufność, zmiana kontroli, prawo właściwe.
- Porównanie ze wzorcem: lista różnic między umową a wzorcem kancelarii, z krótkim opisem znaczenia.
- Brakujące postanowienia: informacja, czego w umowie nie ma względem listy kontrolnej.
- Wyciąganie danych: strony, kwoty, daty, okresy wypowiedzenia zapisane w tabeli lub systemie.
- Porównanie wersji: opis zmian między kolejnymi wersjami w negocjacjach.
- Praca na wielu umowach: zestawienie postanowień dla całego zbioru, np. przy badaniu due diligence.
Gdzie AI się myli
Znajomość ograniczeń jest równie ważna jak znajomość możliwości:
- Ocena w kontekście: AI nie wie, czy dany limit odpowiedzialności jest dla klienta akceptowalny w tej konkretnej transakcji, chyba że kancelaria to opisała.
- Nietypowe konstrukcje: postanowienia rozłożone na kilka miejsc w umowie, odesłania do załączników czy niestandardowe sformułowania bywają interpretowane błędnie.
- Pominięcia: model może przeoczyć postanowienie, szczególnie w długich umowach z wieloma załącznikami.
- Pewność siebie: odpowiedzi brzmią przekonująco także wtedy, gdy są nietrafne.
- Przepisy: AI może błędnie ocenić zgodność postanowienia z przepisami, zwłaszcza gdy przepisy się zmieniły.
Dlatego dobry proces nie polega na zaufaniu AI, tylko na tym, żeby każdy wynik dało się szybko sprawdzić. Każda pozycja raportu powinna wskazywać miejsce w umowie, a raport powinien być oznaczony jako materiał roboczy.
Przykład raportu z analizy umowy
Tak może wyglądać fragment raportu dla umowy dostawy, przygotowanego na podstawie standardów kancelarii. To przykład ilustracyjny:
| Postanowienie | Standard kancelarii | Umowa | Uwaga dla prawnika |
|---|---|---|---|
| Limit odpowiedzialności | Do wartości umowy | Brak limitu dla dostawcy | Odstępstwo na korzyść klienta, do potwierdzenia |
| Kary umowne | Ograniczone kwotowo | Bez górnej granicy | Odstępstwo, wymaga oceny |
| Wypowiedzenie | 3 miesiące | 1 miesiąc | Odstępstwo |
| Poufność | Wymagana | Brak postanowienia | Brakujące postanowienie |
Każda pozycja w prawdziwym raporcie wskazuje paragraf umowy, a prawnik decyduje, które odstępstwa są akceptowalne dla klienta i co zaproponować w negocjacjach.
Analiza umów przy badaniu due diligence
Przy transakcjach zespół musi w krótkim czasie przejrzeć dziesiątki lub setki umów spółki. AI sprawdza się tu szczególnie dobrze, bo przy dużej liczbie dokumentów najważniejsze jest szybkie ustalenie, które umowy zawierają ryzykowne postanowienia, np. o zmianie kontroli, wyłączności czy wysokich karach.
Wynikiem jest tabela wszystkich umów z najważniejszymi danymi i oznaczeniem tych, które wymagają pilnego przeczytania przez prawnika. Nie zastępuje to badania, ale pozwala zacząć je od właściwych dokumentów. Dobre wyniki wymagają uporządkowanego zbioru dokumentów, o czym piszemy w artykule porządek w danych przed AI i automatyzacją.
Czat AI czy wdrożony proces
Najprostszy sposób to wkleić umowę do czatu AI i poprosić o analizę. Działa, ale ma wady: każdy prawnik formułuje polecenie inaczej, standardy kancelarii trzeba za każdym razem wklejać od nowa, a umowy klientów trafiają do narzędzia, nad którym kancelaria może nie mieć kontroli.
| Czat AI | Wdrożony proces analizy | |
|---|---|---|
| Standardy kancelarii | Wklejane za każdym razem albo pomijane | Zapisane i używane zawsze |
| Powtarzalność | Zależy od prawnika i polecenia | Ten sam format raportu dla każdej umowy |
| Dane klientów | Zależne od konta i ustawień | Środowisko kancelarii, przetwarzanie w UE |
| Wiele umów naraz | Ręcznie, umowa po umowie | Zestawienie dla całego zbioru |
| Miejsce wyniku | Okno czatu | Folder sprawy lub system kancelarii |
Czat AI sprawdza się do jednorazowych zadań, o ile prawnik korzysta z konta firmowego i przestrzega zasad opisanych w artykule ChatGPT dla prawników a tajemnica zawodowa. Przy regularnym przeglądzie umów lepiej sprawdza się wdrożony proces, który opisujemy na stronie analiza umów z AI.
Jak zbudować analizę umów krok po kroku
- 1Wybierzcie jeden rodzaj umów, z którym pracujecie najczęściej, np. NDA, umowy dostawy lub najmu.
- 2Spiszcie standardy: wzorzec, listę kontrolną i zasady oceny, np. jaki limit odpowiedzialności jest akceptowalny.
- 3Ustalcie format raportu: streszczenie, lista odstępstw, brakujące postanowienia, dane z umowy.
- 4Przetestujcie analizę na kilkunastu archiwalnych lub zanonimizowanych umowach i porównajcie wyniki z oceną prawników.
- 5Poprawcie standardy tam, gdzie AI się myliło, i powtórzcie testy.
- 6Uruchomcie proces dla nowych umów, a po kilku tygodniach dodajcie kolejny rodzaj umów.
Najwięcej pracy zajmuje zwykle krok drugi, bo standardy kancelarii często istnieją głównie w głowach doświadczonych prawników. Ich spisanie przydaje się jednak nie tylko do AI, ale też przy wdrażaniu nowych osób w zespole.
Analiza umów w szerszym procesie
Analiza umowy rzadko jest osobnym zadaniem. Zwykle jest częścią obiegu: umowa przychodzi od klienta lub kontrahenta, przechodzi przegląd, negocjacje, akceptacje i podpis, a potem trafia do rejestru z terminami. Jak wygląda cały taki proces, opisujemy na stronie obieg i akceptacja umów, a szerzej o AI w pracy z dokumentami na stronie AI w obsłudze dokumentów.
Bezpieczeństwo umów klientów
Umowy zawierają tajemnice handlowe klientów i dane osobowe. Przy analizie z AI warto zadbać o to, żeby:
- przepływy działały na serwerze w UE lub w infrastrukturze kancelarii,
- modele AI były używane w planach, w których dane nie służą do trenowania,
- do modelu trafiało tylko to, co potrzebne, a dane osobowe były usuwane tam, gdzie to możliwe,
- raporty widziały tylko osoby pracujące przy sprawie.
Szerzej o tajemnicy zawodowej w kontekście AI piszemy w artykule AI w kancelarii prawnej.
Podsumowanie
AI dobrze streszcza umowy, odnajduje postanowienia i porównuje je ze wzorcem kancelarii. Prawnik zaczyna więc przegląd od miejsc wymagających uwagi. AI nie zastępuje jednak oceny prawnej i potrafi się mylić, dlatego każdy wynik musi być łatwy do sprawdzenia. Najlepsze efekty daje proces oparty na spisanych standardach kancelarii, działający w bezpiecznym środowisku. Jeśli chcecie zbudować taki proces, zobaczcie, jak pracujemy na stronie automatyzacja kancelarii prawnej.
Najczęściej zadawane pytania
Czy AI może samodzielnie przeanalizować umowę?
AI może przygotować raport roboczy: streszczenie, listę odstępstw od wzorca, brakujące postanowienia i dane z umowy. Ocenę prawną, rekomendacje i odpowiedź dla klienta przygotowuje prawnik.
Jak dokładna jest analiza umów z AI?
Zależy przede wszystkim od rodzaju umów i tego, czy kancelaria spisała swoje standardy. Przy powtarzalnych umowach i dobrze opisanych zasadach wyniki są wartościowe, ale AI może się pomylić lub coś pominąć, dlatego każdy wynik wymaga weryfikacji.
Czy można wkleić umowę klienta do ChatGPT?
Na prywatnym koncie nie jest to dobry pomysł ze względu na tajemnicę zawodową i dane klientów. Bezpieczniej korzystać z konta firmowego z wyłączonym trenowaniem albo z wdrożonego procesu działającego w środowisku kancelarii.
Jakie umowy najlepiej nadają się do analizy z AI?
Powtarzalne umowy, dla których kancelaria ma wzorce lub listy kontrolne, np. NDA, umowy dostawy, najmu, usług i licencyjne. Przy umowach nietypowych AI pomaga głównie w streszczeniu i wyciągnięciu danych.
Czy AI analizuje umowy po angielsku?
Tak. Modele AI dobrze radzą sobie z umowami w języku angielskim i innych językach, a raport może być przygotowany po polsku.
Jak możemy pomóc
AI w obsłudze dokumentów
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Asystent AI na firmowej wiedzy
Odpowiada na pytania zespołu na podstawie waszych dokumentów.
Niestandardowe rozwiązania AI i integracje
Rozwiązania budowane pod wasz proces, gdy gotowe narzędzia nie wystarczą.
Autor
Marcin Wróbel
AI / Automation Project Manager
Marcin prowadzi w Automation Minds projekty automatyzacji i wdrożeń AI, od pierwszej rozmowy o procesie aż po uruchomienie i opiekę po starcie. Pracuje z zespołami sprzedaży, finansów, HR i obsługi klienta, łącząc systemy, które wcześniej nie wymieniały między sobą danych. W Poradniku pisze o tym, co widzi przy wdrożeniach: gdzie automatyzacja szybko się zwraca, a gdzie lepiej się wstrzymać.