n8n i e-faktury
Łączymy n8n bezpośrednio z API KSeF. Faktury kosztowe same trafiają do akceptacji i księgowości, faktury sprzedażowe wychodzą do KSeF z CRM lub sklepu, a numer KSeF i potwierdzenie wracają do waszych systemów. Na serwerze w UE, z pełną kontrolą nad danymi finansowymi.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Integracja n8n z KSeF ma sens, gdy program do faktur nie daje wam tego, czego potrzebujecie.
n8n
KSeF udostępnia API, przez które systemy mogą wysyłać i pobierać faktury ustrukturyzowane. Programy księgowe korzystają z niego w swoich integracjach, ale ich możliwości są ograniczone do tego, co przewidział producent. n8n pozwala zbudować dokładnie taki obieg, jakiego potrzebuje firma.
Przepływ w n8n uwierzytelnia się w KSeF uprawnieniami nadanymi przez osobę uprawnioną w firmie, pobiera nowe faktury, odczytuje dane z pliku XML i przekazuje je dalej: do akceptacji, do programu księgowego, do bazy kosztów. W drugą stronę n8n przygotowuje fakturę sprzedażową z danych z CRM lub sklepu, wysyła ją do KSeF i zapisuje nadany numer.
Ponieważ faktury z KSeF mają ustrukturyzowaną postać, nie trzeba ich odczytywać z PDF. AI przydaje się dopiero przy fakturach spoza KSeF, np. od zagranicznych dostawców, które trafiają do tego samego obiegu. Szerzej o samym KSeF piszemy na stronie poświęconej automatyzacji KSeF.
Co robimy
Zakres dobieramy do tego, co już robi wasz program księgowy, żeby nie dublować funkcji.
Regularne pobieranie nowych faktur zakupowych z KSeF, z kontrolą duplikatów.
Dostawca, pozycje, kwoty, terminy i rachunek zapisane w strukturze gotowej do dalszej pracy.
Faktura trafia do właściwej osoby w Teams lub mailu, z propozycją MPK i kategorii.
Zaakceptowane faktury trafiają do programu księgowego lub biura rachunkowego z opisem.
Faktura z CRM, sklepu lub systemu branżowego wysyłana do KSeF, z zapisem numeru KSeF.
Sprawdzanie statusu wysyłki, obsługa odrzuceń i powiadomienia o problemach.
Sprawdzenie rachunku dostawcy przed przygotowaniem płatności.
Koszty i sprzedaż z KSeF w bazie danych lub arkuszu, gotowe do raportów.
Porównanie
Integracja w programie księgowym wystarcza wielu firmom. n8n dodaje to, czego program nie obsługuje.
| Kryterium | n8n z API KSeF | Integracja w programie księgowym |
|---|---|---|
| Pobieranie i wysyłka faktur | Tak | Tak |
| Własny obieg akceptacji | Dowolny, w Teams, mailu lub aplikacji | Zależnie od programu, zwykle ograniczony |
| Wysyłka z CRM, sklepu i systemów branżowych | Tak | Zwykle przez import lub ręcznie |
| Dane w raportach i innych systemach | Tak, w dowolnym miejscu | Głównie w programie |
| Utrzymanie | Po waszej stronie lub w opiece | Po stronie producenta programu |
Porównanie jest uproszczone. Często najlepiej działa połączenie: program księgowy do księgowania, n8n do obiegu i integracji wokół niego.
Przykład z praktyki
Przykład firmy usługowej z kilkoma działami, która księguje w zewnętrznym biurze rachunkowym.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Pobieranie | DziśKsięgowa loguje się do KSeF i pobiera faktury ręcznie. | Po automatyzacjin8n pobiera nowe faktury automatycznie kilka razy dziennie. |
| Akceptacja | DziśFaktury rozsyłane mailem do kierowników. | Po automatyzacjiKarta akceptacji w Teams z propozycją opisu kosztu. |
| Biuro rachunkowe | DziśPaczka faktur i arkusz z opisami raz w miesiącu. | Po automatyzacjiOpisane faktury trafiają do biura na bieżąco. |
| Płatności | DziśTerminy sprawdzane ręcznie. | Po automatyzacjiZestawienie płatności z terminami i sprawdzonym rachunkiem. |
| Raport kosztów | DziśSkładany z programu na prośbę zarządu. | Po automatyzacjiAktualny raport kosztów według działów. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione. Przy każdym piszemy, czego potrzebujemy od was.
Sprawdzamy, co dziś robi wasz program księgowy z KSeF, jak wygląda obieg faktur i czego brakuje.
Od wasRozmowa z osobą z finansów i informacja o programie księgowym.
Przygotowujemy n8n, najczęściej na serwerze w UE, i konfigurujemy dostęp do KSeF zgodnie z jego zasadami.
Od wasNadanie uprawnień do KSeF przez osobę uprawnioną w firmie.
Budujemy przepływy i testujemy je na prawdziwych fakturach, równolegle z dotychczasowym sposobem pracy.
Od wasOsoba, która sprawdza wyniki testów.
Przełączamy obieg, pilnujemy działania i reagujemy na zmiany w KSeF i systemach, z którymi łączy się n8n.
Od wasZgłaszanie uwag w pierwszych tygodniach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, czego potrzebujecie, i powiemy wprost, który wariant ma sens, a który nie.
Zakres
Można zacząć od faktur kosztowych i dodać sprzedaż w kolejnym kroku.
Dla firm, które chcą przede wszystkim uporządkować obieg kosztów.
Dla firm, które wystawiają faktury poza programem księgowym.
Dla biur, które obsługują faktury wielu klientów.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie procesu. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Zmiany w API lub strukturze faktur KSeF.
Śledzimy komunikaty Ministerstwa Finansów i aktualizujemy przepływy podczas opieki.
Niedostępność KSeF.
Przepływy ponawiają próby, a o dłuższych problemach informują osobę odpowiedzialną. Procedury awaryjne ustalamy z księgowością.
Zbyt szerokie uprawnienia do KSeF.
Integracja dostaje tylko uprawnienia potrzebne do swoich zadań, a dane dostępowe są zaszyfrowane.
Duplikaty faktur w księgowości.
Każda faktura jest identyfikowana numerem KSeF, a przed przekazaniem sprawdzamy, czy nie była już przetworzona.
FAQ
n8n i KSeF: pytania i odpowiedzi
n8n łączy się z KSeF przez API KSeF. Budujemy to połączenie w przepływach n8n, zamiast polegać na nieoficjalnych dodatkach, żeby mieć pełną kontrolę nad uwierzytelnianiem i obsługą błędów.
Nie. Program księgowy zostaje. n8n zajmuje się tym, co dzieje się wokół faktur: pobieraniem, akceptacją, opisem, wysyłką z innych systemów i raportami.
Takie, które pozwalają integracji pobierać lub wysyłać faktury w imieniu firmy. Nadaje je osoba uprawniona w firmie. Pomagamy ustalić minimalny potrzebny zakres.
n8n może działać na serwerze w UE, który należy do was, więc dane finansowe nie trafiają do zewnętrznej usługi automatyzacji. Dane dostępowe do KSeF są zaszyfrowane.
Tak. Budujemy przepływy, które pobierają faktury dla wielu podmiotów zgodnie z nadanymi uprawnieniami i przekazują je do programu biura.
Faktury od zagranicznych dostawców i inne dokumenty spoza KSeF trafiają do tego samego obiegu. Dane z PDF odczytuje AI, a dalsze kroki są takie same.
Tak, to najczęstszy pierwszy krok. Wysyłkę faktur sprzedażowych można dodać później na tym samym środowisku.
Więcej o n8n
Każdy z tych tematów opisujemy na osobnej stronie, z zakresem, wariantami i odpowiedziami na częste pytania.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
n8n to narzędzie do automatyzacji, które łączy systemy firmy w przepływy i pozwala budować agentów AI, także na własnym serwerze. Wyjaśniamy, jak działa, do czego się nadaje, ile kosztuje i kiedy lepiej wybrać coś innego.
Uruchomienie n8n na próbę zajmuje kilka minut. Instalacja, na której firma może bezpiecznie oprzeć procesy, wymaga kilku dodatkowych kroków. Pokazujemy oba warianty: szybki test w Dockerze i instalację produkcyjną z bazą PostgreSQL, HTTPS i kopiami zapasowymi.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, czego potrzebujecie i jakich narzędzi używacie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile to może kosztować.
