Operator zgłasza awarię z telefonu lub tabletu przy maszynie: wybiera maszynę, opisuje problem, dodaje zdjęcie. Zgłoszenie trafia do dyżurnego mechanika z priorytetem, a czas postoju liczy się od zgłoszenia. Mechanik zapisuje przyczynę, wykonane czynności i użyte części.
Plan przeglądów powstaje z zaleceń producentów i doświadczenia zakładu. Przed terminem utrzymanie ruchu dostaje zadanie z listą kontrolną, a planowanie informację o planowanym postoju. Protokół z przeglądu trafia do historii maszyny.
Części zamienne mają stany minimalne. Gdy część zostaje użyta, stan się zmniejsza, a poniżej minimum powstaje zapotrzebowanie do zakupów. Historia awarii pokazuje, które maszyny i podzespoły psują się najczęściej, co pomaga planować przeglądy i inwestycje.